5 tips voor het organiseren van een succesvol evenement

Als je ooit een evenement moet organiseren zul je al snel merken dat je met heel veel zaken rekening moet houden. Vaak zie je door de bomen het bos niet meer. Je moet artiesten of sprekers boeken, je hebt een locatie nodig, je moet je evenement promoten etc. Als het evenement goed verloopt en een succes wordt, geeft dit natuurlijk een enorme voldoening. Om de aanloop naar een succesvol evenement iets makkelijker te maken, geven wij vijf handige tips waardoor het organiseren van een evenement nét iets soepeler verloopt.

 

1. Bepaal je min. en max. budget

Hoewel je vast wilde plannen hebt voor je evenement en groots wilt uitpakken, kijk je in de realiteit vaak tegen snel oplopende kosten aan. Als jij een succesvol, winstgevend evenement op touw wilt zetten, moet je helaas op de kosten letten. De gouden tip voor het opzetten van een budgetvriendelijk evenement is het bepalen van een minimum en maximum budget. Ligt je uiteindelijke bedrag er precies tussenin? Dan kun je rekenen op een mooi evenement!

 

2. Verdeel en heers

Hoewel we begrijpen dat je graag alles zelf wilt doen (in iedereen schuilt immers wel een controlfreak), moet je als evenementorganisator ook zaken los durven laten. Wil jij een grootschalig evenement een succes laten worden? Dan kun je onmogelijk alles zelf doen. Verzamel daarom een team met enthousiaste, betrouwbare mensen om je heen en geef iedereen een duidelijke taak. Verdeel en heers! De regie van het evenement zal altijd in jouw handen blijven, maar je hoeft de kar écht niet alleen te trekken.

 

3. Save the date!

Wil je er zeker van zijn dat je beoogde doelgroep aanwezig is op je evenement? Verstuur dan een ‘save the date’ uitnodiging zodra de evenementdatum definitief is. Door de hectiek van het organiseren ben je vaak met zo veel dingen bezig, dat uitnodigingen pas relatief laat de deur uit gaan. Met een ‘save the date’ uitnodiging voorkom je dat de agenda van je potentiële bezoeker al vol is en zorg je ervoor dat de doelgroep in staat is om tijdig regelingen te treffen om jouw evenement te kunnen bezoeken.

 

4. Doelgroep gerichte promotie

Wanneer jouw evenement door iedereen te bezoeken is en het versturen van persoonlijke uitnodigingen niet direct nodig is, moet je het evenement gaan promoten. De belangrijkste factor waar je rekening mee moet houden tijdens het promoten is je doelgroep. Wat willen ze? Waar kijken ze naar? Waar wonen ze? Allemaal vragen waar je over na moet denken bij het promoten van je event. Wanneer je zelf tot de doelgroep behoort, is het natuurlijk makkelijk om een basisplan op te stellen. Denk hier echter niet te makkelijk over en voer een grondige doelgroep analyse uit. Baseer de promotie op de uitkomsten van dit onderzoek en pas je teksten, visuals en kanaalkeuze hierop aan.

 

5. Succes mag beloond worden

Heb je al onze bovenstaande tips opgevolgd en was je evenement een groot succes? Beloon iedereen die meegewerkt heeft! Successen mogen gevierd worden en wat is er nou leuker dan samen met alle harde werkers te proosten op een geslaagd evenement? Kijk samen terug op een stressvol voortraject, deel verhalen over het evenement zelf en hef (eventueel) het glas op een nieuwe editie. Je zorgt er zo niet alleen voor dat het team zich gewaardeerd voelt, maar maakt ze ook enthousiast om bij volgende edities weer mee te helpen.

 

Heb je hulp nodig bij het organiseren van een evenement of wil je graag geadviseerd worden hoe jij jouw evenement succesvol kunt promoten? Maak dan vrijblijvend een afspraak! Onze Marketing Managers en hun team gaan graag voor je aan de slag!

Avatar
Kyra van Proosdij
[email protected]


X