Het belang van een tone of voice document

Als je bedrijf een stem had, hoe zou dit dan klinken? De stem van je favoriete collega herken je ook aan de andere kant van het kantoor tussen al het geroezemoes. De tone of voice van je bedrijf heeft datzelfde doel: ervoor zorgen dat je herkenbaar bent en opvalt in de menigte. En dat is vandaag de dag heel belangrijk!

Ff een toontje lager: wat is tone of voice?

De tone of voice is de stijl waarin een bedrijf of merk communiceert met de doelgroep. Het is een rode draad die terugkeert in iedere vorm van communicatie: online en offline, intern en extern. Een goede tone of voice zorgt voor verbinding met de doelgroep en vooral herkenbaarheid. Zie het als dé saus op een Big Mac: zonder is het ook maar een hamburger.

Do’s and don’ts

Gebruik van emoji’s op social media? Af en toe een Engels woord, ‘cause you can’? Of laat je ingewikkelde vakjargon bewust weg, zodat de inhoud behapbaar blijft voor een leek? Allemaal afwegingen die gemaakt moeten worden. Zolang het maar aansluit op je doelgroep, want anders kun je de plank flink misslaan. Maar de do’s and don’ts kunnen nóg iets verder gaan dan dit. Misschien wil je ervoor kiezen om hoofdletters in titels weg te laten, omdat dit beter bij de esthetiek van het bedrijf past. In deze situatie zit je al om de tafel met het designteam, om de beeldtaal en tone of voice perfect op elkaar af te stemmen.

Het zijn net mensen, hè?

Mensen houden van menselijkheid. En ondanks dat een bedrijf geen mens is in menselijke vorm, kun je klanten wel het idee geven dat dit het geval is. Met een goede tone of voice, geef je je organisatie een gezicht waarmee mensen zich kunnen spiegelen of zich vertrouwd mee voelen. Iets wat weer heel belangrijk is voor de customer journey!

Leidraad voor (nieuwe) medewerkers

Om de tone of voice van het bedrijf in alle uitingen terug te laten komen, is het van belang dat iedere medewerker die communiceert met klanten (op welke manier dan ook) op de hoogte is van de regels. Want niet alleen PR of communicatie medewerkers moeten de tone of voice ademen, ook collega’s van HR moeten dit toepassen onder het mom van employer branding. Alle vuistregels kun je bundelen in een document, zodat (nieuwe) medewerkers dit op ieder moment erbij kunnen pakken.

Een tone of voice is dus belangrijker dan je denkt. Wil jij jouw tone of voice en alle regels die hierbij komen kijken vastleggen in één overzichtelijk document? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.

Maxime Paulis
[email protected]


X